PřF:Car Reservation: Porovnání verzí
Bez shrnutí editace značka: editace z Vizuálního editoru |
Bez shrnutí editace značka: editace z Vizuálního editoru |
||
| (Není zobrazeno 11 mezilehlých verzí od stejného uživatele.) | |||
| Řádek 10: | Řádek 10: | ||
----3. a) Vyberte automobil, kterým chcete jet (budou k výběru pouze auta předtím nerezervovaná na vybrané dny). | ----3. a) Vyberte automobil, kterým chcete jet (budou k výběru pouze auta předtím nerezervovaná na vybrané dny). | ||
b) " | b) "Cíl cesty" - stačí uvést město, ale lze i přesnou adresu. | ||
c) | c) "Účel cesty" je povinná položka! | ||
d) | d) V případě zahraniční pracovní cesty vyberte cílovou zemi. | ||
e) | e) Do poznámky uveďte všechny relevantní informace pro pana Zicha (Autoprovoz) - např. "budu řídít v obleku, automobil musí být čistý!" ;) | ||
f) | f-1) Povinné souhlasy: Odsouhlasit podmínky použití (každý rok se aktualizují -> <u>číst</u>). | ||
f-2) Povinné souhlasy: Odsouhlasit, že osoba, která bude řídit, má platné referentské zkoušky. | |||
[[Soubor:Rezervace.png|alt=Hlavní rezervační formulář|střed|náhled|960x960pixelů|Hlavní rezervační formulář]] | |||
'''Důležité''': Pokud má osoba, co provádí rezervaci oprávnění "rezervovat automobil pro někoho jiného", je také zodpovědná za to, že tato osoba má '''platné školení řidičů referentů'''! | |||
'''Poznámka:''' odesláním rezervace tlačítkem "'''Rezervovat"''' rezervujete fakultní automobil v kalendáři (aby si jej nemohl rezervovat nikdo jiný) - nejedná se ještě o schvalovací workflow k povolení jeho použití pro pracovní cestu! | |||
[[Soubor:Reservation Form-1.png|alt= | ----Jen pro osoby s právy "'''Reservation Manager'''" - tj. ti kdo mohou rezervovat fakultní automobil pro třetí osoby. | ||
---- | [[Soubor:Reservation Manager.png|střed|náhled|600x600pixelů]] | ||
Osoba, která rezervaci "on behalf" provádí, zodpovídá, že ten kdo bude skutečně řídít, má platné školení řidičů referentů! | |||
----4. Vyberte akci (zdroj), ze kterého má být použití automobilu hrazeno. | |||
[[Soubor:Reservation Form.png|alt=Elektronická žádanka o povolení pracovní cesty.|střed|náhled|1014x1014pixelů|Elektronická žádanka o povolení pracovní cesty.]] | |||
----5. Nákladové středisko (NS), Typ akce a Komplexní položka (KP) se načtou automaticky k dané akci. '''KP editujte pouze, pokud víte co děláte!''' | |||
[[Soubor:Electronic Request Form - 2.png|alt=Editovatelná pole jsou vizuálně odlišena (světle modrá)|střed|náhled|960x960pixelů|Editovatelná pole jsou vizuálně odlišena (světle modrá / tyrkysová)]] | |||
----6. Každá akce má tzv. "příkazce operace" -> osoby zodpovědné za danou akci, s podpisovým (schvalovacím) právem. Standardně se jedná o jednu osobu hlavní a jejího zástupce. Tyto osoby se vždy načtou automaticky a jedna z nich musí schválit (či zamítnout) žádost. | |||
- Na příkladu níže, akce/zdroj "01-2150 Katedra informatiky" jsou osoby se schvalovacím právem vedoucí katedry a sekretářka. | |||
- Ve druhém kroku se (až na vyjímky) jedná o tajemnici (správce fakultního rozpočtu) a její zástupkyni. V případě projektů se může jednat o projektového (finančního) manažera daného projektu. | |||
[[Soubor:Schvalovatele.png|alt=Přehled schvalovatelů v daném workflow.|střed|náhled|960x960pixelů|Přehled schvalovatelů v daném workflow.]] | |||
Odesláním žádosti ke schválení se automaticky vyplní pole "Datum vystavení žadatelem". Žádanka je tímto ze strany žadatele potvrzena a předána dalším osobám ke schválení. Schvalovací workflow je tímto zahájeno. | |||
---- | |||
[[Soubor:Confirmation of successful request submission.png|alt=Confirmation of successful request submission|střed|náhled|960x960pixelů|Confirmation of successful request submission]] | |||
----8. Žádost odeslána (podepsaná) žadatelem a čekající na schválení příkazcem operace (jedním z níže uvedených). | |||
[[Soubor:Change of the request form.png|alt=Schvalování čekající na reakci prvního schvalovatele|střed|náhled|960x960pixelů|Schvalování čekající na reakci prvního schvalovatele]] | |||
----9. Níže potvrzení o schválení žádosti příslušnou osobu (příkazcem operace dané akce) a změna žádosti. | |||
Schválením příkazcem se žádost automaticky posouvá do stavu (kroku) 2/2 - ke schválení správcem fakultního rozpočtu, případně projektovým manažerem. | |||
[[Soubor:Confirmation of the approval (1-2).png|alt=Potvrzení schválení žádosti příkazcem operace (krok 1/2) v emailu.|střed|náhled|960x960pixelů|Potvrzení schválení žádosti příkazcem operace (krok 1/2) v emailu.]] | |||
[[Soubor:Change of the request form status.png|alt=Změna stavu žádosti|střed|náhled|960x960pixelů|Změna stavu žádosti (po schválení příkazce operace).]] | |||
----10. Níže kompletně schválená žádost o rezervaci fakultního automobilu. Z ní je možné vyčíst, že: | |||
a) byla žadatelem odeslána (podána) 25.2.2025 v 9:50 | |||
b) byla schválena příkazcem vybrané akce ten samý den v 9:57 | |||
c) byla finálně schválena správkyní rozpočtu ve stejný den v čase 10:02 | |||
[[Soubor:Completely approved request.png|alt=Kompletně schválená žádost o rezervaci.|střed|náhled|960x960pixelů|Kompletně schválená žádost o rezervaci.]] | |||
----11. Níže emailové potvrzení kompletního schválení rezervace fakultního automobilu za účelem jeho použití pro pracovní cestu. | |||
[[Soubor:Emailove potvrzeni-clear.png|alt=Emailové potvrzení kompletního schválení.|střed|náhled|960x960pixelů|Emailové potvrzení kompletního schválení.]] | |||
---- | ---- | ||
Aktuální verze z 4. 3. 2025, 12:36
Rezervace fakultních aut
Uživatelský návod
Toto je uživatelská dokumentace k aplikaci rezervace automobilů, dostupná pro zaměstnance PřF na adrese: https://auta.prf.jcu.cz/
- K přihlášení je NUTNÉ používat pouze přihlašovací údaje Jihočeské Univerzity v Českých Budějovicích ve tvaru "username@jcu.cz"
2. Po úspěšném přihlášení zvolte v kalendáří den (dny), na kdy chcete rezervovat fakultní automobil. Pro výběr více dnů táhněte přes tyto dny myší.
3. a) Vyberte automobil, kterým chcete jet (budou k výběru pouze auta předtím nerezervovaná na vybrané dny).
b) "Cíl cesty" - stačí uvést město, ale lze i přesnou adresu.
c) "Účel cesty" je povinná položka!
d) V případě zahraniční pracovní cesty vyberte cílovou zemi.
e) Do poznámky uveďte všechny relevantní informace pro pana Zicha (Autoprovoz) - např. "budu řídít v obleku, automobil musí být čistý!" ;)
f-1) Povinné souhlasy: Odsouhlasit podmínky použití (každý rok se aktualizují -> číst).
f-2) Povinné souhlasy: Odsouhlasit, že osoba, která bude řídit, má platné referentské zkoušky.
Důležité: Pokud má osoba, co provádí rezervaci oprávnění "rezervovat automobil pro někoho jiného", je také zodpovědná za to, že tato osoba má platné školení řidičů referentů!
Poznámka: odesláním rezervace tlačítkem "Rezervovat" rezervujete fakultní automobil v kalendáři (aby si jej nemohl rezervovat nikdo jiný) - nejedná se ještě o schvalovací workflow k povolení jeho použití pro pracovní cestu!
Jen pro osoby s právy "Reservation Manager" - tj. ti kdo mohou rezervovat fakultní automobil pro třetí osoby.
Osoba, která rezervaci "on behalf" provádí, zodpovídá, že ten kdo bude skutečně řídít, má platné školení řidičů referentů!
4. Vyberte akci (zdroj), ze kterého má být použití automobilu hrazeno.
5. Nákladové středisko (NS), Typ akce a Komplexní položka (KP) se načtou automaticky k dané akci. KP editujte pouze, pokud víte co děláte!
6. Každá akce má tzv. "příkazce operace" -> osoby zodpovědné za danou akci, s podpisovým (schvalovacím) právem. Standardně se jedná o jednu osobu hlavní a jejího zástupce. Tyto osoby se vždy načtou automaticky a jedna z nich musí schválit (či zamítnout) žádost.
- Na příkladu níže, akce/zdroj "01-2150 Katedra informatiky" jsou osoby se schvalovacím právem vedoucí katedry a sekretářka.
- Ve druhém kroku se (až na vyjímky) jedná o tajemnici (správce fakultního rozpočtu) a její zástupkyni. V případě projektů se může jednat o projektového (finančního) manažera daného projektu.
Odesláním žádosti ke schválení se automaticky vyplní pole "Datum vystavení žadatelem". Žádanka je tímto ze strany žadatele potvrzena a předána dalším osobám ke schválení. Schvalovací workflow je tímto zahájeno.
8. Žádost odeslána (podepsaná) žadatelem a čekající na schválení příkazcem operace (jedním z níže uvedených).
9. Níže potvrzení o schválení žádosti příslušnou osobu (příkazcem operace dané akce) a změna žádosti.
Schválením příkazcem se žádost automaticky posouvá do stavu (kroku) 2/2 - ke schválení správcem fakultního rozpočtu, případně projektovým manažerem.
.png)
10. Níže kompletně schválená žádost o rezervaci fakultního automobilu. Z ní je možné vyčíst, že:
a) byla žadatelem odeslána (podána) 25.2.2025 v 9:50
b) byla schválena příkazcem vybrané akce ten samý den v 9:57
c) byla finálně schválena správkyní rozpočtu ve stejný den v čase 10:02
11. Níže emailové potvrzení kompletního schválení rezervace fakultního automobilu za účelem jeho použití pro pracovní cestu.
