PřF:Car Reservation

Rezervace fakultních aut

Uživatelský návod

Toto je uživatelská dokumentace k aplikaci rezervace automobilů, dostupná pro zaměstnance PřF na adrese: https://auta.prf.jcu.cz/

---

1. K přihlášení je NUTNÉ používat pouze přihlašovací údaje Jihočeské Univerzity v Českých Budějovicích ve tvaru "username@jcu.cz"

Úvodní přihlašovací stránka rezervace fakultních automobilů PřF JU.

---

2. Po úspěšném přihlášení zvolte v kalendáří den (dny), na kdy chcete rezervovat fakultní automobil. Pro výběr více dnů táhněte přes tyto dny myší.

Reservation calendar

---

3. a) Vyberte automobil, kterým chcete jet (budou k výběru pouze auta předtím nerezervovaná na vybrané dny).

b) "Pro koho vozidlo rezervujete" -> osoba, která bude auto řídit! -> musí mít platné školení řidičů referentů!

c) Stačí uvést město, ale lze i přesnou adresu.

d) Účel cesty je povinná položka!

e) V případě zahraniční pracovní cesty vyberte cílovou zemi.

f) Do poznámky uveďte všechny relevantní informace pro pana Zicha (Autoprovoz) - např. "budu řídít v obleku, automobil musí být čistý!" ;)

g-1) Povinné souhlasy: Odsouhlasit podmínky použití (každý rok se aktualizují -> číst).

g-2) Povinné souhlasy: Odsouhlasit, že osoba, která bude řídit, má platné referentské zkoušky.

Rezervační formulář v případě dostupnosti všech automobilů na zadané dat

Poznámka: odesláním rezervace tlačítkem Rezervovat v tomto kroku, rezervuje fakultní automobil - Nejedná se ještě o schvalovací workflow k povolení pracovní cesty!

---

4. Vyberte akci (zdroj), ze kterého má být pracovní cesta hrazena.

Elektronická žádanka o povolení pracovní cesty.

---

5. Nákladové středisko (NS), Typ akce a Komplexní položka (KP) se načtou automaticky k dané akci. KP editujte pouze, pokud víte co děláte!

Editovatelná pole jsou vizuálně odlišena (světle modrá / tyrkysová)

---

6. Každá akce má tzv. "příkazce operace" -> osoby zodpovědné za danou akci, s podpisovým (schvalovacím) právem. Standardně se jedná o jednu osobu hlavní a jejího zástupce. Tyto osoby se vždy načtou a jedna z nich musí schválit (či zamítnout) žádost.

- Na příkladu níže, akce/zdroj "01-2150 Katedra informatiky" jsou osoby se schvalovacím právem vedoucí katedry a sekretářka.

- Ve druhém kroku se až na vyjímky vždy jedná o tajemnici (správce fakultního rozpočtu) a její zástupkyni. V případě projektů se může jednat o projektového (finančního) manažera daného projektu.

Přehled schvalovatelů v daném workflow.

Odesláním žádosti ke schválení se automaticky vyplní pole "Datum vystavení žadatelem". Žádanka je tímto ze strany žadatele potvrzena a předána dalším osobám ke schválení. Schvalovací workflow je tímto zahájeno.

---

Confirmation of successful request submission

---

8. Žádost odeslána (podepsaná) žadatelem a čekající na schválení příkazcem operace (jedním z níže uvedených).

Schvalování čekající na reakci prvního schvalovatele

---

9. Níže potvrzení o schválení žádosti příslušnou osobu (příkazcem operace dané akce) a změna žádosti.

Schválením příkazcem se žádost automaticky posouvá do stavu (kroku) 2/2 - ke schválení správcem fakultního rozpočtu, případně projektovým manažerem.

Potvrzení schválení žádosti příkazcem operace (krok 1/2) v emailu.

Změna stavu žádosti (po schválení příkazce operace).

---

10. Níže kompletně schválená žádost o rezervaci fakultního automobilu. Z ní je možné vyčíst, že:

a) byla žadatelem odeslána (podána) 25.2.2025 v 9:50

b) byla schválena příkazcem vybrané akce ten samý den v 9:57

c) byla finálně schválena správkyní rozpočtu ve stejný den v čase 10:02

Kompletně schválená žádost o rezervaci.

---

11. Níže emailové potvrzení kompletního schválení rezervace fakultního automobilu za účelem jeho použití pro pracovní cestu.

Emailové potvrzení kompletního schválení.

(!) Každá rezervace má unikátní kód. Ten slouží pro spárování pracovní cesty (eCP) a rezervace fakultního automobilu. Zadejte jej do pole poznámka v eCP

Kam zadat unikátní identifikátor rezervace fakultního automobilu v eCP

---