PřF:Car Reservation

Rezervace fakultních aut

Uživatelský návod

Toto je uživatelská dokumentace k aplikaci rezervace automobilů, dostupná pro zaměstnance PřF na adrese: https://auta.prf.jcu.cz/

---

1. K přihlášení je NUTNÉ používat pouze přihlašovací údaje Jihočeské Univerzity v Českých Budějovicích ve tvaru "username@jcu.cz"

Úvodní přihlašovací stránka rezervace fakultních automobilů PřF JU.

---

2. Po úspěšném přihlášení zvolte v kalendáří den (dny), na kdy chcete rezervovat fakultní automobil. Pro výběr více dnů táhněte přes tyto dny myší.

Reservation calendar

---

3. a) Vyberte automobil, kterým chcete jet (budou k výběru pouze auta předtím nerezervovaná na vybrané dny).

b) "Cíl cesty" - stačí uvést město, ale lze i přesnou adresu.

c) "Účel cesty" je povinná položka!

d) V případě zahraniční pracovní cesty vyberte cílovou zemi.

e) Do poznámky uveďte všechny relevantní informace pro pana Zicha (Autoprovoz) - např. "budu řídít v obleku, automobil musí být čistý!" ;)

f-1) Povinné souhlasy: Odsouhlasit podmínky použití (každý rok se aktualizují -> číst).

f-2) Povinné souhlasy: Odsouhlasit, že osoba, která bude řídit, má platné referentské zkoušky.

Hlavní rezervační formulář

Důležité: Pokud má osoba, co provádí rezervaci oprávnění "rezervovat automobil pro někoho jiného", je také zodpovědná za to, že tato osoba má platné školení řidičů referentů!

Poznámka: odesláním rezervace tlačítkem "Rezervovat" rezervujete fakultní automobil v kalendáři (aby si jej nemohl rezervovat nikdo jiný) - nejedná se ještě o schvalovací workflow k povolení jeho použití pro pracovní cestu!

---

4. Vyberte akci (zdroj), ze kterého má být použití automobilu hrazeno.

Elektronická žádanka o povolení pracovní cesty.

---

5. Nákladové středisko (NS), Typ akce a Komplexní položka (KP) se načtou automaticky k dané akci. KP editujte pouze, pokud víte co děláte!

Editovatelná pole jsou vizuálně odlišena (světle modrá / tyrkysová)

---

6. Každá akce má tzv. "příkazce operace" -> osoby zodpovědné za danou akci, s podpisovým (schvalovacím) právem. Standardně se jedná o jednu osobu hlavní a jejího zástupce. Tyto osoby se vždy načtou automaticky a jedna z nich musí schválit (či zamítnout) žádost.

- Na příkladu níže, akce/zdroj "01-2150 Katedra informatiky" jsou osoby se schvalovacím právem vedoucí katedry a sekretářka.

- Ve druhém kroku se (až na vyjímky) jedná o tajemnici (správce fakultního rozpočtu) a její zástupkyni. V případě projektů se může jednat o projektového (finančního) manažera daného projektu.

Přehled schvalovatelů v daném workflow.

Odesláním žádosti ke schválení se automaticky vyplní pole "Datum vystavení žadatelem". Žádanka je tímto ze strany žadatele potvrzena a předána dalším osobám ke schválení. Schvalovací workflow je tímto zahájeno.

---

Confirmation of successful request submission

---

8. Žádost odeslána (podepsaná) žadatelem a čekající na schválení příkazcem operace (jedním z níže uvedených).

Schvalování čekající na reakci prvního schvalovatele

---

9. Níže potvrzení o schválení žádosti příslušnou osobu (příkazcem operace dané akce) a změna žádosti.

Schválením příkazcem se žádost automaticky posouvá do stavu (kroku) 2/2 - ke schválení správcem fakultního rozpočtu, případně projektovým manažerem.

Potvrzení schválení žádosti příkazcem operace (krok 1/2) v emailu.

Změna stavu žádosti (po schválení příkazce operace).

---

10. Níže kompletně schválená žádost o rezervaci fakultního automobilu. Z ní je možné vyčíst, že:

a) byla žadatelem odeslána (podána) 25.2.2025 v 9:50

b) byla schválena příkazcem vybrané akce ten samý den v 9:57

c) byla finálně schválena správkyní rozpočtu ve stejný den v čase 10:02

Kompletně schválená žádost o rezervaci.

---

11. Níže emailové potvrzení kompletního schválení rezervace fakultního automobilu za účelem jeho použití pro pracovní cestu.

Emailové potvrzení kompletního schválení.

---