PřF:Car Reservation
Rezervace fakultních aut
Uživatelský návod
Toto je uživatelská dokumentace k aplikaci rezervace automobilů, dostupná pro zaměstnance PřF na adrese: https://auta.prf.jcu.cz/
- K přihlášení je NUTNÉ používat pouze přihlašovací údaje Jihočeské Univerzity v Českých Budějovicích ve tvaru "username@jcu.cz"
2. Po úspěšném přihlášení zvolte v kalendáří den (dny), na kdy chcete rezervovat fakultní automobil. Pro výběr více dnů táhněte přes tyto dny myší.
3. a) Vyberte automobil, kterým chcete jet (budou k výběru pouze auta předtím nerezervovaná na vybrané dny).
b) "Pro koho vozidlo rezervujete" -> osoba, která bude auto řídit! -> musí mít platné školení řidičů referentů!
c) Stačí uvést město, ale lze i přesnou adresu.
d) Účel cesty je povinná položka!
e) V případě zahraniční pracovní cesty vyberte cílovou zemi.
f) Do poznámky uveďte všechny relevantní informace pro pana Zicha (Autoprovoz) - např. "budu řídít v obleku, automobil musí být čistý!" ;)
g-1) Povinné souhlasy: Odsouhlasit podmínky použití (každý rok se aktualizují -> číst).
g-2) Povinné souhlasy: Odsouhlasit, že osoba, která bude řídit, má platné referentské zkoušky.
Poznámka: odesláním rezervace tlačítkem Rezervovat v tomto kroku, rezervuje fakultní automobil - Nejedná se ještě o schvalovací workflow k povolení pracovní cesty!
4. Vyberte akci (zdroj), ze kterého má být pracovní cesta hrazena.
5. Nákladové středisko (NS), Typ akce a Komplexní položka (NP) se načtou automaticky k dané akci. KP editujte pouze, pokud víte co děláte!
6. Každá akce má tzv. "příkazce operace" -> osoby zodpovědné za danou akci, s podpisovým (schvalovacím) právem. Standardně se jedná o jednu osobu hlavní a jejího zástupce. Tyto osoby se vždy načtou a jedna z nich musí schválit (či zamítnout) žádost.
Na příkladu níže, akce/zdroj "01-2150 Katedra informatiky" jsou osoby se schvalovacím právem vedoucí katedry a sekretářka.
Ve druhém kroku se až na vyjímky vždy jedná o tajemnici (správce fakultního rozpočtu) a její zástupkyni. V případě projektů se může jednat o projektového (finančního) manažera daného projektu.
Odesláním žádosti ke schválení se automaticky vyplní pole "Datum vystavení žadatelem". Žádanka je tímto ze strany žadatele potvrzena a předána dalším osobám ke schválení. Schvalovací workflow je tímto zahájeno.
8. Žádost odeslána (podepsaná) žadatelem a čekající na schválení příkazcem operace (jedním z níže uvedených).
9. Níže potvrzení o schválení žádosti příslušnou osobu (příkazcem operace dané akce) a změna žádosti. Schválením příkazcem se žádost automaticky posouvá do stavu (kroku) 2/2 - ke schválení správcem fakultního rozpočtu, případně projektovým manažerem.
.png)
10. Níže kompletně schválená žádost o rezervaci fakultního automobilu. Z ní je možné vyčíst, že:
a) byla žadatelem odeslána (podána) 25.2.2025 v 9:50
b) byla schválena příkazcem vybrané akce ten samý den v 9:57
c) byla finálně schválena správkyní rozpočtu ve stejný den v čase 10:02
11. Níže emailové potvrzení kompletního schválení rezervace fakultního automobilu za účelem jeho použití pro pracovní cestu.
Každá rezervace má unikátní kód. Ten slouží pro spárování povolení pracovní cesty (eCP) a rezervace fakultního automobilu.
